Management information system in Hindi, जानिए MIS क्या है?

नमस्कार दोस्तों, आज हम बात करने वाले है Management Information system क्या है? यह कैसे काम करता है? इसका क्या मतलब होता है? आदि के बारे में। दोस्तों आज बढ़ती हुई टेक्नोलॉजी और बदलती अर्थव्यवस्था के साथ-साथ मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम के बारे में तेजी से सुनने को मिल रहा है। 

दोस्तों, Information system किसी service या business  की एक विस्तृत रणनीति को लागत के रूप में व्यापार में होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए Management से जुड़े लोगों द्वारा अलग-अलग मानव संसाधन के प्रयोग, व्यवसायिक लेखों और तकनीकी समाधान और उत्पादकों को एक समग्र रूप में नियंत्रण करने और आंतरिक नियंत्रण का Management Information system एक प्रयास है। 

दोस्तों, बदलती हुई टेक्नोलॉजी के साथ काम करने की प्रणाली मैं भी कई बदलाव हुए हैं, ऐसे में आपका मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम के बारे में जानना बहुत आवश्यक है। आज हम आपको इसी विषय के बारे में जानकारी देने वाले हैं, तो अगर आप भी Management Information system के बारे में जानना चाहते हैं, तो यहां पोस्ट अंत तक जरूर पढ़ें। 

Management Information System क्या है?

Managment Information system (MIS) जिसे हिंदी में “प्रबंधन सूचना प्रणाली” के नाम से जाना जाता है। यह कई तरह की business problems का समाधान पाने के लिए user, technology, और procedure एक साथ मिलकर काम करते हैं, और उसी यूजर, तकनीक और प्रोसीजर के मिलन से बनने वाले सिस्टम को मैनेजमेंट इंफॉर्मेशन सिस्टम कहा जाता है।

मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम किसी सामान्य इंफॉर्मेशन सिस्टम से अलग है, यह उन सभी सूचना प्रणालियों का विश्लेषण करता है, जो किसी संगठन के परिचालन की गतिविधियों से जुड़े हो। प्रबंधन सूचना प्रणाली एक ऐसी प्रणाली है, जो प्रबंधकों को व्यापार में सफल संचालन के लिए निर्णय लेने में सहायता प्रदान करती है। 

दोस्तों, आपको बता दें मैनेजमेंट इनफॉरमेशन सिस्टम यानी प्रबंधन सूचना प्रणाली संगठन का प्रमुख उद्देश्य कंपनी के प्रबंधकों को उनके अलग-अलग स्तरों पर जैसे- शिर्ष (Top), मध्य (Middle), और निम्न (lower) आदि पर सूचना उपलब्ध कराना है। 

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Management Information System की परिभाषा (Defination)

दोस्तों, जब Information System के सभी भाग एक अनुशासन के साथ किसी व्यवसाय में होने वाली समस्याओं को हल करते हैं, तो उस प्रक्रिया को प्रबंधन सूचना प्रणाली/ मैनेजमेंट इनफॉरमेशन सिस्टम कहा जाता है। 

यहां कोई नया शब्द नहीं है, कंप्यूटर के आने से पहले बिजनेस में होने वाली गतिविधियों की समस्त योजना का निर्धारण और नियंत्रण करने का कार्य इसी प्रणाली से पूरा किया जाता था।

वर्तमान समय में कंप्यूटर ने मैनेजमेंट सिस्टम व्यवस्था में कई नए Dimensions जैसे- शुद्धता (Accuracy), गति (Speed) आदि की मदद से डाटा समापन को Include किया है। 

Dr. G. B. Devic के अनुसार MIS की परिभाषा

डॉ. जी. बी. डेविस के अनुसार मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम किसी संगठन या व्यापार के संचालन, प्रबंधन और निर्णय निर्धारण के कार्यों में सूचना, सहयोग प्रदान करने के लिए एकत्रित उपयोगिता मशीन प्रणाली है। यह प्रणाली, computer system से जुड़े कार्य मानवीयकृत प्रक्रियाओं, तंत्र का विश्लेषण, नियंत्रण, निर्णय निर्धारण, नियोजन और database आदि का प्रयोग करती है। 

Management Information System शब्द का अर्थ (तत्व)

दोस्तों, मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम यानी प्रबंध सूचना प्रणाली से पता चलता है, कियह 3 शब्दों से मिलकर बना है। पहला मैनेजमेंट दूसरा इंफॉर्मेशन और तीसरा सिस्टम आइए जानते हैं इन तीनों का अर्थ क्या होता है। 

कंप्यूटर से जुड़ी हुई अलग-अलग संस्थाओं में जानकारी को manage करने के लिए मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम एक ऑटोमेशन पद्धति का कार्य करती है। वही एम आई एस के क्षेत्र में उसका विश्लेषक करने के लिए इसके प्रत्येक तत्व को परिभाषित किया गया है, जो कि इस प्रकार है। 

मैनेजमेंट (Management)

Management का हिंदी अर्थ “प्रबंधन” होता है। यहां विभिन्न संस्थाओं मैं होने वाले operations को plan, set, design और control करने के लिए manager द्वारा संपन्न किए जाने वाले कामों को मैनेजमेंट कहा जाता है। अलग-अलग प्रकार की strategy और लक्ष्यों को निर्धारित करने के लिए प्लान तैयार किए जाते हैं। निर्धारित किए गए प्लान के अनुसार आवश्यक कामों को मैनेजर सही ढंग से व्यवस्थित करते है, और अपने कर्मचारियों के अनुसार व्यवस्था को लागू करते हैं।

इसके बाद कंपनी के मैनेजर कार्य की प्रगति की जांच के लिए एक स्टैंडर्ड जिसे performance standard कहा जाता है, उस का निर्धारण करते हैं, मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम किसी भी व्यवसाय के कामों की planning, organising और controlling की आवश्यकता को पूरा करता है। 

इंफॉर्मेशन (Information)

Information का हिंदी अर्थ “सूचना” होता है। इनफॉरमेशन सिस्टम के अंतर्गत complete डाटा पर प्रक्रिया करके इंफॉर्मेशन हासिल की जाती है। दोस्तों, इंफॉर्मेशन और डाटा को अलग-अलग करना हमारे उद्देश्य को पूरा करने के लिए आवश्यक होता है। आपको बता दें, डाटा एक मौजूदा रिकॉर्ड होता है,जिसे डिसीजन सपोर्ट सिस्टम के लिए प्रक्रिया के उपरांत रिपोर्ट के रूप में संग्रहित कर के रखा जाता है।

इसके आलावा डिसीजन मेकिंग और भविष्यवाणी के लिए स्टॉक रिपोर्ट में से डाटा रिट्रीव करके उसे प्रोसेस करने पर मिलने वाले परिणाम को इंफॉर्मेशन कहा जाता है। 

सिस्टम (System)

दोस्तों, System का अर्थ होता है, “प्रणाली” इसका मतलब होता है, किसी भी कार्य को करने के लिए एक नए ढंग से बनाई गई योजना का उपयोग करके उस कार्य को पूरा करना। 

वही दूसरे शब्दों में कहें, तो एक उद्देश्य को पूर्ण करने के लिए प्रयुक्त विभागों के समूह को सिस्टम प्रणाली कहां जाता है। बड़े सिस्टम में कई subsystem हो सकते हैं, जैसे कि एक ऑर्गेनाइजेशन एक सिस्टम हो सकता है, और इसके निम्नलिखित भाग सबसिस्टम होते हैं। 

  • डिपार्टमेंट (Department)
  • डिवीजन (Division)
  • यूनिट (Unit)
  • फंक्शन (Function)

Management Information System के कार्य 

  • दोस्तों, मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम नियमित और अनियमित उद्देश्य को पूरा करने के लिए किए जाने वाले अलग-अलग कार्यों के लिए रिपोर्ट तैयार करने का काम करती है। 
  • मैनेजमेंट के कामों में संलिप्त प्रबंधकों के द्वारा पूछे गए सवालों के उत्तर चिन्हित करने का काम करती है। 
  • मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम अलग-अलग व्यावसाय से जुड़े कामो में महत्वपूर्ण निर्णय लेने में सहायता प्रदान करती है। 

Management Information System के घटक (Components)

दोस्तों, वैसे तो MIS के कई components हो सकते हैं, लेकिन एक विशिष्ट प्रबंधन सूचना प्रणाली के प्रमुख घटक की जानकारी नीचे दी गई है। 

डाटा (Data)

डाटा के अंतर्गत वह सम्पूर्ण डाटा आता है, जिसे एम आई एस के अंतर्गत रिपोर्ट किया जाता है। 

जनता (People)

वह लोग जो मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम का उपयोग करते हैं। 

हार्डवेयर (Hardware)

हार्डवेयर के अंतर्गत वर्क स्टेशन, नेटवर्किंग उपकरण, सर्वर, प्रिंटर आदि शामिल है। 

सॉफ्टवेयर (Software)

यह MIS में डाटा को संभालने के लिए उपयोग किए जाने वाला प्रोग्राम है, इसमें डेटाबेस सॉफ्टवेयर, स्प्रेडशीट प्रोग्राम आदि शामिल है। 

व्यवसायिक प्रक्रियाएं (Business Processes)

इसके अंतर्गत डाटा को रिकॉर्ड करने, संग्रहित और विश्लेषण करने के तरीके पर गौर किया जाता है। 

Management Information System के प्रकार

अलग-अलग संगठनों में मैनेजमेंट के कार्यों को एक निश्चित ढंग से संपन्न किया जाता है। कंपनी में कार्य कर रहे इस तरह के प्रबंधन निश्चित सूचना को प्राप्त करके निर्णय लेते हैं। और कार्य को पूरा करने में एक अहम भूमिका निभाते हैं, वही डेटाबेस और माइक्रो कंप्यूटिंग सॉफ्टवेयर के साथ मिलकर प्रबंधन सुनियोजित में काम करते हैं। इस परिवेश में सूचना प्रणाली एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। वही इनफार्मेशन सिस्टम के प्रमुख दो प्रकार होते हैं-

  • डिसीजन सपोर्ट सिस्टम (DSS)
  • इंफॉर्मेशन रिर्पोटिंग सिस्टम (IRS)
  • डिसीजन सपोर्ट सिस्टम

दोस्तों, आपको बता दें सन 1970 में कई तरह की रिपोर्ट तैयार करने का कार्य दिया गया था, जिनके प्रबंधकों को प्राय आवश्यकता पड़ती थी। इस तरह के सिस्टम उच्च श्रेणी के प्रबंधकों के लिए कहीं ज्यादा उपयोगी साबित हुए हैं। और इस विचार से कंप्यूटर उद्योग ने DSS यानी डिसीजन सपोर्ट सिस्टम का विकास किया। 

दोस्तों, डिसीजन सपोर्ट सिस्टम की मदद से प्रबंधक स्वयं के इंफॉर्मेशन सिस्टम तैयार कर सकते हैं।  डीएसएस में डाटा सुव्यवस्थित करने और सूचना को ग्रहण करने के लिए अलग-अलग प्रकार के टूल्स उपस्थित होते हैं। जिन की मदद से प्रबंधक सूचना का संकलन करता है। 

इंफॉर्मेशन रिर्पोटिंग सिस्टम

दोस्तों, आपको बता दें मैनेजमेंट इनफॉरमेशन सिस्टम यानी प्रबंधन सूचना प्रणाली का सबसे पहला रूप इंफॉर्मेशन रिर्पोटिंग सिस्टम को कहा जाता है। इसमें पहले से चयनित सूचना का प्रबंधन होता है, इस सिस्टम में पहले से निर्धारित सूचना के आधार पर निर्णय लेने होते हैं। इस सिस्टम में इंफॉर्मेशन को कंप्यूटर से हासिल किया जाता है, उदाहरण के लिए हमारे बैंक अकाउंट का monthly statement इस सिस्टम में से प्राप्त एक रिपोर्ट को दर्शाती है। इसके अलावा inventri की रिपोर्ट भी इंफॉर्मेशन रिर्पोटिंग सिस्टम से मिली हुई सूचना का एक उदाहरण है। 

Management Information System के परिणाम

दोस्तों, आपको बता दें मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम की सहायता से किसी भी संगठन की उत्पादकता और प्रदर्शन पर गुणात्मक ढंग से प्रभाव पड़ता है। इसके इस्तेमाल से प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर न केवल निर्णय लेने में सहायता मिलती है, बल्कि इसके द्वारा विभिन्न औपचारिक प्रतिवेदनों से संगठन की व्यवस्थाओं पर सुबह से नियंत्रण स्थापित करने में भी सहायता प्राप्त होती है। प्रबंधन सूचना प्रणाली के उत्पादकों के रूप में प्राप्त अलग-अलग प्रकार की प्रतिवेदन आधारित परिणामों की जानकारी नीचे दी गई है। 

डिमांड रिपोर्ट (Demand Report)

दोस्तों, यह किसी भी समूह के प्रबंधक के परिस्थिति जन्य विशिष्ट आग्रह पर अलग-अलग प्रकार से सूचना प्रदान करती है। 

अनुसूचित रिपोर्ट (Schedule Report)

मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम समय-समय पर निश्चित समय अंतराल जैसे monthly, weekly या daily प्रतिवेदन को प्रस्तुत करती है। 

एक्सेप्शन रिपोर्ट (Action Report)

यह असामान्य या प्रबंधन की किसी एक विशेष अनअपेक्षित (unexpected) कार्यवाही के समय आवश्यकता पड़ने पर इसे उत्पादित (Produced) किया जाता है। 

Key इंडिकेटर रिपोर्ट (Key Indicator)

यहां importanat बिंदु सूचक रिपोर्ट होती है, जो कि दिन के शुरुआत में उपलब्ध होती है। 

Management Information System के लाभ

दोस्तों मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम के कई लाभ है, उनमें से हमने कुछ की जानकारी नीचे दी है। 

रुझानों का विश्लेषण करता है। (Analysis)

मैनेजमेंट इनफॉरमेशन सिस्टम, मैनेजमेंट को राजनीतिक योजना के लिए पूर्वानुमान तैयार करने और भविष्य के लक्ष्य को निर्धारित करने में सहायता प्रदान करता है। इस प्रकार ऐसी रणनीति बनाने के लिए प्रचलित market के रुझानों पर एक दम सटीक रिपोर्ट तैयार करता है। MIS वर्तमान के बाजार की प्रवृत्ति का विश्लेषण करने और इस तरह की जानकारी के आधार पर भविष्य के रुझानों की भविष्यवाणी करने के लिए अलग-अलग प्रकार की गणितीय उपकरणों का उपयोग करता है। 

डाटा प्रबंधन में मदद करता है। 

मैनेजमेंट इनफॉरमेशन सिस्टम द्वारा कई मुश्किल निर्णय लेने में सहायता के लिए महत्वपूर्ण वेबसाइट डाटा को बनाए रखने और प्रबंधित करने में मदद करता है। महत्वपूर्ण जानकारी को एक संगठित तरीके से संग्रहित (Collect) करता है। और इसे प्रशासन द्वारा जब भी आवश्यकता होती है, जल्द से जल्द पहुंचा सकता है। 

समस्याओं की पहचान करता है। 

दोस्तों, यह रिपोर्ट company में होने वाली गतिविधियों के हर पहलू से संबंधित जानकारी प्रदान करती है। इसलिए यदि management के सामने कोई समस्या आती है, तो समस्या की पहचान करके मैनेजमेंट इनफॉरमेशन सिस्टम रिपोर्ट काफी सहायक होती है। इसके अलावा MIS और रिपोर्टिंग वास्तव में इस तरह के मुद्दे का समाधान खोजने में भी सहायता प्रदान करती है। 

लक्ष्य निर्धारित करता है। 

किसी भी एक बड़े business या संगठन के लिए एक-एक लक्ष्य निर्धारित करना बहुत महत्वपूर्ण होता काम होता है। इसके लिए कई सारे शोध और विकास की आवश्यकता होती है। एम आई एस रिपोर्ट में दी गई जानकारी present के data विश्लेषण पर आधारित होती है। इसलिए इसे लक्ष्य को निर्धारित करने के लिए Suitable माना जाता है।

हम इसके अलावा MIS रिपोर्टिंग में वर्तमान बाजार प्रवृत्ति विश्लेषण और भविष्य की प्रवृत्ति की भविष्यवाणी भी शामिल हो सकती है। लेकिन इस प्रकार की किसी भी कंपनी के लिए एमआईएस रिपोर्टिंग की अपेक्षा (Expectation) करना बहुत मुश्किल होता है। 

हमने क्या सीखा

इस पोस्ट के माध्यम से हमने (MIS) Management Information System यानी प्रबंधन सूचना प्रणाली क्या है? के बारे में जाना, यह कैसे काम करता है? इसका क्या अर्थ होता है? इसके प्रकार और लाभ के बारे में जाना। 

उम्मीद है, प्रबंधन सुचना प्रणाली से जुड़ी यह जानकारी आपको पसंद आई होगी, और इससे जुड़े आपके सभी प्रश्नों के जवाब भी मिल गए होंगे। दोस्तों आपको यह पोस्ट कैसी लगी? हमें कमेंट में अपनी राय जरूर दें, साथ ही इस पोस्ट को अपने दोस्तों को सोशल मीडिया पर शेयर जरूर करें ताकि वह भी इस विषय में जान सके। 

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नमस्कार दोस्तों, मेरा नाम राज प्रजापति है,में कंप्यूटर साइंस का विद्यार्थी हूँ और साथ में ब्लॉग्गिंग भी करता हूँ, में इस ब्लॉग पर टेक्नॉलजी, डिजिटल मार्केटिंग,मोबाइल, कंप्यूटर, ब्लॉग्गिंग, मेक मनी ऑनलाइन जैसे विषयो पर अपने नॉलेज और पूरी रीसर्च के साथ हिंदी में जानकारी शेयर करता हूँ.

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